Uchwała Nr 3/2010 Zarządu Związku Międzygminnego "Schronisko dla Zwierząt - SCHRONISKO" z siedzibą w Kostrzynie z dnia 13 grudnia 2010 roku
Uchwała Nr 3/2010
Zarządu Związku Międzygminnego „Schronisko dla Zwierząt – SCHRONISKO” z siedzibą w Kostrzynie z dnia 13 grudnia 2010 roku
w sprawie: uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Biura Związku Międzygminnego
„Schronisko dla Zwierząt – SCHRONISKO” z siedziba w Kostrzynie.
Na podstawie § 16 pkt. 4 Statutu Związku Międzygminnego „Schronisko dla Zwierząt – Schronisko” (Dz. Urzędowy Województwa Wielkopolskiego Nr 146, poz. 2797) uchwala się, co następuje:
§1
Uchwala się Regulamin Organizacyjny Biura Związku Międzygminnego „Schronisko dla zwierząt – SCHRONISKO” z siedzibą w Kostrzynie w brzmieniu stanowiącym Załącznik Nr 1 do niniejszej uchwały.
§2
Wykonanie uchwały powierza się Przewodniczącemu Zarządu Związku Międzygminnego „Schronisko dla Zwierząt – SCHRONISKO” z siedzibą w Kostrzynie.
§3
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązująca od 1 stycznia 2011 roku.
Załącznik Nr 1
do Uchwały Nr 3 /2010
Zarządu Związku Międzygminnego
„Schronisko dla Zwierząt – SCHRONISKO”
z dnia 13 grudnia 2010 roku
REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA
Związku Międzygminnego „Schronisko dla zwierząt – SCHRONISKO”
§1
Regulamin Organizacyjny Biura Związku, zwany dalej Regulaminem, określa strukturę organizacyjną i zasady działania Biura Związku, zwanego dalej Biurem.
§2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Związku – należy przez to rozumieć Związek Międzygminny w Kostrzynie
2) Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym
3) Statucie – należy przez to rozumieć Statut Związku Międzygminnego w Kostrzynie
4) Zgromadzeniu – należy przez to rozumieć Zgromadzenie Związku Międzygminnego w Kostrzynie
5) Zarządzie – należy przez to rozumieć Zarząd Związku Międzygminnego.
6) Gminach – należy przez to rozumieć gminy – członków Związku Międzygminnego.
7) Przewodniczącym – należy przez to rozumieć Przewodniczącego Zarządu Związku.
8) Schronisku – należy przez to rozumieć schronisko dla bezdomnych zwierząt prowadzone przez Związek Międzygminny w Kostrzynie.
9) Głównym księgowym – należy przez to rozumieć głównego księgowego budżetu Związku
10) Budżecie – należy przez to rozumieć plan finansowy Związku.
§3
Siedziba biura znajduje się w Kostrzynie przy ul. Dworcowej 5 (budynek Urzędu Miejskiego w Kostrzynie).
§4
Do zadań Biura Związku należy zapewnienie pomocy członkom Związku, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
W szczególności do zadań Biura Związku należy:
1) przygotowanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał,
2) wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań związku,
3) przygotowanie uchwalenia i wykonania budżetu Związku, oraz innych aktów Związku,
4) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania Zgromadzeń Związku oraz posiedzeń Zarządu Związku oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,
5) prowadzenie zbioru przepisów związku dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Biura Związku,
6) wykonanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
7) realizacja obowiązków i uprawnień służących Związkowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
§5
- Przewodniczący Zarządu Związku może powoływać w drodze uchwały zarządu pełnomocników do realizacji określonych zadań.
- Przewodniczący Zarządu Związku może w drodze uchwały zarządu powoływać zespoły zadaniowe i doradcze do rozwiązywania szczególnych problemów związanych z funkcjonowaniem Związku.
§6
W strukturze Biura funkcjonują stanowiska pracy:
- dyrektor Biura
- główna księgowa
- pracownik obsługi prawnej związku
Zarząd
Dyrektor Biura Główna księgowa
Radca prawny
§7
- Biuro Związku działa według następujących zasad:
1) zasada praworządności,
2) zasada podziału zadań na poszczególnych stanowiskach pracy,
3) zasada służebności wobec lojalnej społeczności,
4) zasada gospodarności i racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
5) zasada wzajemnego współdziałania,
6) kontroli wewnętrznej
- Pracownicy Biura przy wykonywaniu swoich obowiązków i zadań działają na podstawie przepisów prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§8
Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny.
§9
- Biurem kieruje Dyrektor Biura i Główny Księgowy, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Przewodniczącym Zarządu Związku za realizację swoich zadań.
- Przewodniczący Zarządu Związku jest bezpośrednim przełożonym wszystkich pracowników i sprawuje nad nim nadzór.
§10
Pracownicy Związku zatrudnieni na poszczególnych stanowiskach pracy są zobowiązani do wzajemnego współdziałania w realizacji zadań Związku, a w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnej konsultacji.
§11
- Przewodniczący zawiera umowy o pracę z pracownikami Biura i wykonuje wobec nich uprawnienia i obowiązki kierownika zakładu pracy przewidziane w przepisach prawa pracy.
- Do kompetencji Przewodniczącego należy ponadto w szczególności:
1) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy pracownikami Związku,
2) kierowanie bieżącymi sprawami Związku,
3) reprezentowanie Związku na zewnątrz,
4) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie spraw związanych z wykonywaniem zadań przekazanych Związkowi przez gminy.
§12
Do zadań Dyrektora Biura Związku należy m.in.:
1) organizowanie i kierowanie pracą Biura,
2) zapewnienie obsługi organizacyjnej i technicznej Zarządu i zgromadzenia Związku,
3) prowadzenie spraw BHP,
4) prowadzenie spraw gospodarczych biura Związku, w tym: zakupu sprzętu i wyposażenia,
5) nadzór nad prowadzonymi inwestycjami
6) prowadzenie schroniska dla bezdomnych zwierząt
7) przygotowanie projektów uchwał i stanowisk organów Związku,
8) planowanie i realizowanie wydatków budżetowych związanych z funkcjonowaniem Związku oraz zakupem nowych urządzeń i programów oraz eksploatacji sprzętu komputerowego,
9) nadzór nad administrowaniem serwerami, siecią i systemem informatycznym
10) organizacja konferencji i posiedzeń organów Związku.
§13
Do zadań Głównego Księgowego należy całość spraw związanych z finansami i budżetem Związku, a w szczególności:
1) prowadzenie księgowości budżetowej
2) prowadzenie spraw kadrowych Biura
3) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących budżetu Związku i jego wykonania,
4) prowadzenie rachuby płac dla pracowników,
5) prowadzenie spraw zeznań podatkowych określonych ustawowo,
6) prowadzenie księgowości i sprawozdawczości budżetowej,
7) prowadzenie obsługi ubezpieczeń,
8) prowadzenie bieżącego zestawienia wpłat składek członkowskich,
9) opracowywanie bieżących analiz z wykonania budżetu Związku,
10) gromadzenie i przetwarzanie informacji ekonomicznych.
§14
Zmian Regulaminu dokonuje się w trybie właściwym dla jego uchwalenia.
§15
W sprawach nie uregulowanych w niniejszym regulaminie maja zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące oraz Statut Związku.
Załącznik Nr 1
do Regulaminu Organizacyjnego
Związku Międzygminnego „Schronisko dla
Zwierząt – SCHRONISKO”
OBIEG DOKUMENTÓW I ZASADY ICH PODPISYWANIA
§1
Pisma wychodzące z biura podpisuje Przewodniczący Zarządu Związku.
Przewodniczący Zarządu Związku podpisuje:
1) uchwały zarządu, regulaminy i ogólniki wewnętrzne,
2) pisma związane z reprezentowaniem Związku na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Związku,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące pracowników Związku,
5) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,
6) pisma zawierające oświadczenia woli Związku jako pracodawcy,
7) pełnomocnictwa do reprezentowania Związku przed sądami i organami administracji publicznej,
8) odpowiedzi na interpretacje i zapytania członków związku,
9) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem członków związku.
§2
Przewodniczący może upoważnić pracowników do podpisywania korespondencji dotyczącej spraw pozostających w ich kompetencji z wyjątkiem spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji Przewodniczącego.
§3
Główny Księgowy podpisuje:
1) dokumenty o charakterze księgowy, kadrowym, płacowym,
2) korespondencję o charakterze informacyjnym,
3) inne pisma w granicach umocowania do załatwienia spraw danego rodzaju.
Załącznik Nr 2
do Regulaminu Organizacyjnego
Związku Międzygminnego „Schronisko dla
Zwierząt – SCHRONISKO”
KONTROLA WEWNETRZNA
§1
Kontrola pracowników Związku dokonywana jest pod względem:
1) legalności,
2) gospodarności,
3) rzetelności,
4) celowości,
5) terminowości,
6) skuteczności.
§2
Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalania osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im przyszłości.
§3
W Biurze Związku przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
1) kompleksowe obejmujące całość lub obszerną część działalności,
2) problemowe – obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanego stanowiska,
3) wstępne – obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,
4) bieżące – obejmujące czynności w toku,
5) sprawdzające (następne) – mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanego wydziału lub stanowiska.
§4
- Postanowienia kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanego stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenie działalności według kryteriów określonych w §3.
- Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
- Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§5
Kontroli dokonują:
1) Przewodniczący Zarządu Związku lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Przewodniczącego Zarządu.
§6
- Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się, w terminie 3 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.
- Protokół pokontrolny powinien zawierać:
1) określenie kontrolowanego stanowiska,
2) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
3) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
4) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
5) imię i nazwisko osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
6) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
7) datę i miejsce podpisania protokołu,
8) podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyny odmowy,
9) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
- O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Przewodniczący Zarządu Związku.
§7
W przypadku odmowy podpisania protokołu przez osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są zobowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
§8
Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach, które otrzymują Przewodniczący Zarządu Związku i osoba kontrolowana.
§9
- Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokołu pokontrolnego.
- Przewodniczący Zarządu Związku może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowa.